Prinzipien für das Erstellen von Kategorien

Die Einteilung von Items in Kategorien ist eine gängige Aufgabe im Informationsmanagement. Natürlich kann man Kategoriensysteme für alle möglichen Zwecke kaufen. Große Unternehmen haben eigene Abteilungen, die sich nur mit diesen Fragen beschäftigen. Aber viele unserer Klienten möchten auch Vorschläge von uns haben, wenn sie zum Beispiel die Managed Metadata in SharePoint nutzen wollen oder Kategorien für Helpdesksysteme aufbauen. Aus diesem Grund haben wir uns über Jahre hinweg mit Kategoriensystemen beschäftigt und die gleichen Fehler gemacht, wie alle anderen. Als Summe unserer Erfahrung haben sich drei Prinzipien herausgebildet, die wir versuchen anzuwenden, wenn wir irgendetwas kategorisieren wollen oder müssen.

Beachte das 7+2 Prinzip

Lege als oberste Kategorie nicht mehr als 7 + 2 Kategorien an (Chunking Prinzip). Nimm nicht mehr als drei Unterkategorien. Das hilft, die Übersichtlichkeit zu wahren.

Beachte das MECE Prinzip

Das MECE Prinzip besagt, dass

1. Kategorien sich nicht überlappen dürfen
2. Die Summe aller Subkategorien keine Lücken in der Kategorisierung lassen dürfen

In Durchsetzung dieses Prinzips muss es auf der untersten Ebene immer eine Kategorie Sonstiges, Other oder etwas Ähnliches geben.

Tagge nur auf der untersten Ebene

Dieses Prinzip dient der Klarheit.

Natürlich sind diese Prinzipien kein unbedingter Erfolgsgarant, aber sie haben sich für uns als Ansatz immer hilfreich erwiesen, vor allen weil wir uns als viertes Prinzip zu eigen gemacht haben, Kategorisierungen  periodisch auf ihre Verwendung zu überprüfen und gegebenenfalls zu justieren.

Tags: Managed Metadata, Kategorisierung, Document Management, Tagging, Taxonomie