Shared Information

Exchange Federation

Tue, 13 Mar 2012 23:00:00 GMT

In diesem Dokument lesen sie, wie sich zwei Organisationen eine gegenseitige Kalendereinsicht ermöglichen können. Wir beschreiben dies am Beispiel von Microsoft Exchange 2010 SP1. Mit der Exchange 2010 RTM Version wurden noch öffentliche Zertifikate für die "Federation" benötigt und es gab weitere Unterschiede. Viele im Internet verfügbare Beschreibungen zu einer Exchange 2010 Federation beruhen auf der Exchange 2010 RTM Version, auch die beiden derzeit (Stand 10.3.2012) von Microsoft verfügbaren Exchange 2010 Federation Webcasts. Wenn sie eine Federation mit Exchange 2010 SP1 planen sollten sie nur die zu dieser Version passenden Dokumentationen verwenden um Missverständnisse zu vermeiden.

Prinzipien für das Erstellen von Kategorien

Mon, 12 Dec 2011 00:00:00 GMT

Die Einteilung von Items in Kategorien ist eine gängige Aufgabe im Informationsmanagement. Natürlich kann man Kategoriensysteme für alle möglichen Zwecke kaufen. Große Unternehmen haben eigene Abteilungen, die sich nur mit diesen Fragen beschäftigen. Aber viele unserer Klienten möchten auch Vorschläge von uns haben, wenn sie zum Beispiel die Managed Metadata in SharePoint nutzen wollen oder Kategorien für Helpdesksysteme aufbauen. Aus diesem Grund haben wir uns über Jahre hinweg mit Kategoriensystemen beschäftigt und die gleichen Fehler gemacht, wie alle anderen. Als Summe unserer Erfahrung haben sich drei Prinzipien herausgebildet, die wir versuchen anzuwenden, wenn wir irgendetwas kategorisieren wollen oder müssen.

Beachte das 7+2 Prinzip

Lege als oberste Kategorie nicht mehr als 7 + 2 Kategorien an (Chunking Prinzip). Nimm nicht mehr als drei Unterkategorien. Das hilft, die Übersichtlichkeit zu wahren.

Beachte das MECE Prinzip

Das MECE Prinzip besagt, dass

Kategorien sich nicht überlappen dürfen
Die Summe aller Subkategorien keine Lücken in der Kategorisierung lassen dürfen

In Durchsetzung dieses Prinzips muss es auf der untersten Ebene immer eine Kategorie Sonstiges, Other oder etwas Ähnliches geben.

Tagge nur auf der untersten Ebene

Dieses Prinzip dient der Klarheit.

Natürlich sind diese Prinzipien kein unbedingter Erfolgsgarant, aber sie haben sich für uns als Ansatz immer hilfreich erwiesen, vor allen weil wir uns als viertes Prinzip zu eigen gemacht haben, Kategorisierungen periodisch auf ihre Verwendung zu überprüfen und gegebenenfalls zu justieren.

Einsatzszenarien für Cloud Computing

Fri, 25 Nov 2011 17:24:32 GMT

Die Grafik haben wir aus einem Workshop, den wir mit Microsoft zu dem Thema durchgeführt haben.

Was verstehen wir unter Cloud?

Fri, 25 Nov 2011 00:00:00 GMT

Der Begriff Cloud Computing wird gegenwärtig sehr unterschiedlich und vor allen Dingen sehr inflationär genutzt.

Wr verstehen unter Cloud eine gehostete und virtualisierte Infrastruktur, die drei zusätzliche Kriterien erfüllt

Self-Service
die Services müssen unmittelbar und ohne grossen Aufwand an und wieder abgeschaltet werden können
Skalierbarkeit
der Grad der Nutzung muss unmittelbar erhöht und verringert werden können
Flexible Abrechnung
nur der tatsächliche Verbrauch darf berechnet werden

Unter Berücksichtigung dieser Kriterien kann man drei Ebenen von Cloud Services unterscheiden.

Drei Ebenen

Infrastructure as a Service (IaaS):

Eine virtualisierte IT-Infrastruktur wird über das Internet bereitgestellt. Beim IaaS nutzt ein Kunde Server, Storage, Netzwerk und die übrige Rechenzentrums-Infrastruktur als virtualisierte Services über das Internet. Diese werden meist nutzungsabhängig abgerechnet. Nutzer behalten die Kontrolle über Betriebssystem und Anwendungen. Eine Erweiterung der Infrastruktur-Nutzung nach Bedarf – in der Regel über ein Selbstbedienungsportal – ist möglich.

Platform as a Service (PaaS)

Hier werden neben Hardware-Services und Betriebssystemen als Basis-Infrastruktur (IaaS) höherwertige Dienste aus der Cloud geliefert. Platform as a Service (PaaS) liefert Anwendungsinfrastruktur in Form technischer Frameworks (Datenbanken und Middleware) oder die gesamte Entwicklungsplattform. Mit der technischen Umsetzung dieser Services müssen sich Anwender nicht befassen. PaaS-Angebote erleichtern Entwicklung, Erprobung, Einführung und laufende Wartung von Anwendungen, ohne dass Anschaffungskosten für Infrastruktur und Software-Umgebungen fällig werden.

Software as a Service (SaaS)

Nutzer beziehen eine Applikation über ein IP-Netz. Dabei werden Infrastruktur-Ressourcen und Anwendungen kombiniert. Der Anwendungsservice wird nach Bedarf abgenommen, entsprechend bezahlt und lässt sich jederzeit erweitern. SaaS ist derzeit die häufigste Form von Cloud Computing.

Drei Wolken

Cloud Services können in drei Cloud-Umgebungen angeboten werden.

Public Cloud

Dies bezeichnet eine IT-Umgebung, die von einem IT-Dienstleister betrieben wird. Die Kunden (Privatpersonen und Unternehmen) greifen via Internet auf Ressourcen zu und teilen sich eine virtualisierte Infrastruktur. Eigene Ressourcen benötigen sie nicht, stattdessen buchen sie die in der Public Cloud verfügbaren Services. Die Public Cloud stellt eine Auswahl von Geschäftsprozess-, Anwendungs- und/oder Infrastruktur-Services auf einer variablen, nutzungsabhängigen Basis bereit. Keinen Einfluss haben die Kunden darauf, mit welcher Technik und an welchem Ort ihre Daten gespeichert werden, und damit auf die Sicherheit und Gesetzes-Compliance.

Private Cloud

Dies bezeichnet eine standardisierte und sichere IT-Umgebung, die von einem Anwenderunternehmen betrieben wird und ausschließlich Mitarbeitern oder Partnern dieses Unternehmens zur Verfügung steht. Die Dienste in der Private Cloud werden üblicherweise an die Geschäftsprozesse des Anwenderunternehmens angepasst. Ausschließlich autorisierte Nutzer – Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten – greifen auf die Dienste zu, und zwar via Intranet beziehungsweise, wenn sie sich außerhalb des Unternehmens befinden, über ein Virtual Private Network (VPN). Werden dabei Ressourcen extern gehostet durch einen 3rd-Party Service Provider (z.B. Hoster, Outsourcer) bezeichnet man dies als „Hosted Private Cloud“.

Hybrid Cloud

Dies ist eine Mischform aus Private Cloud, Public Cloud und traditioneller IT-Umgebung. In Hybrid Clouds finden sich jeweils unterschiedliche Grade der Nutzungskombination von Private Clouds, Public Clouds und traditioneller IT-Umgebung. Beispiel: Ein Unternehmen betreibt einen Webshop mit eigenen Servern, die zum Teil im eigenen Rechenzentrum, zum Teil bei einem Hoster betrieben werden. Für Nachfragespitzen, etwa im Saisongeschäft, werden Ressourcen aus einer Public Cloud hinzugebucht.

Outlook 2010 How-to

Thu, 24 Nov 2011 16:51:29 GMT

Outlook 2010 ist ein mächtiges Werkzeug zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben. Hier haben wir einige Hinweise für den Umgang mit Outlook gesammelt.

Neueinsteiger

Als Neueinsteiger können Sie sich mit diesem etwa 7-minütigen Video über die Grundfunktionalitäten von Outlook 2010 informieren.

Umsteiger

Wenn Sie bereits mit einer früheren Version von Outlook gearbeitet haben, könnte dieser Kurs von Microsoft für Sie hilfreich sein. Sie benötigen etwa 50 Minuten dafür.

Verschiedene Hilfethemen

Unter diesen Links finden Sie Anleitungen von Microsoft zu verschiedenen Themen. Eine Gesamtübersicht finden Sie hier.

Information Rights Management

Wed, 23 Nov 2011 17:49:11 GMT

Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management = IRM) ist ein Feature seit Microsoft Office 2003, mit dem Autoren festlegen können, welche Benutzer Dokumente oder E-Mail-Nachrichten öffnen und verwenden dürfen. Dadurch wird verhindert, dass vertrauliche Informationen von unbefugten Personen gedruckt, weitergeleitet oder kopiert werden. Dieses Dokument gibt eingie Hinweise

Dokumentenverwaltung unter SharePoint 2007

Wed, 23 Nov 2011 17:46:28 GMT

Die Art und Weise, wie man Dokumente verwaltet, hat sich unter Sharepoint 2007 gegenüber der Vorgängerversion grundlegend gewandelt. Dieses Dokument beschreibt wie eine Dokumentenverwaltung aufgebaut werden kann und welche Elemente dafür verwendet werden

Arbeiten mit SharePoint Libraries

Wed, 23 Nov 2011 17:41:39 GMT

Das Erstellen von Dokumenten mit Sharepoint Libraries bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber der traditionellen Arbeitsweise und dem Speichern von Dokumenten in File Shares. Dieses Dokument beschreibt kurz sowohl die Vorteile als auch die Vorgehensweise, wenn man die Dokumentenfunktionalitäten von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 nutzt

Unsere Erfahrungen mit SPAM

Wed, 23 Nov 2011 17:13:01 GMT

An vielen Stellen im Web kann man lesen, dass die Nutzung eines SPAM Gateways bares Geld spart. Diese Erfahrung können wir leider nicht bestätigen. Aus diesem Grund finden Sie auf unserer Seite auch keinen der beliebten Spamrechner, die die Zahl der gesparten Minuten mit der SPAM-Anzahl multipliziert.

Aber in einem sind wir uns sicher. Seit wir das CAIRO SPAM Gateway nutzen hat sich die Stimmung, in der wir morgens unsere Mailbox aufmachen, spürbar gebessert.

Unser SPAM-Aufkommen

Unser tägliches Aufkommen an SPAM Mails beläuft sich auf etwa 10.000 bis 20.000 SPAM Mails, je nachdem, wie die SPAM Szene gerade aufgestellt ist und agiert. Etwa 85 - 90 % der eingehenden Mails wird sofort geblockt, weil entweder der Absender oder der Adressat nicht stimmt. Mit diesen Mails belasten wir weder unseren Server noch unsere Nerven als Anwender.

Eigentliche SPAM Mails, die unseren Mail Server erreichen, sind dann schon fast an zwei Händen abzuzählen. Diese werden über eine serverbasierte Regel an einen SPAM-Unterordner in der Mailbox des Benutzers weitegeleitet.

Das Verhältnis zwischen abgelehnten Mails und durchgelassenen SPAM Mails, mit denen sich unser Server befassen muss, ist gegenwärtig also sehr günstig. Das allerdings ist abhängig von den Strategien der SPAM Versender und den Techniken, die sie anwenden.

Wo sehen wir den Nutzen?

Zwar könnte man argumentieren, dass man pro SPAM Mail etwa so und soviel Sekunden benötigt, um sie zu löschen, und das mal der Zahl der Mails hochgerechnet auf die Zahl der Mitarbeiter und der Arbeitstage mal dem Stundensatz..., aber ehrlich gesagt, denken wir nicht, dass sich das monetär berechnen lässt.

Der Return on Invest (ROI) liegt für uns eindeutig in der Steigerung der Produktivität durch Arbeitszufriedenheit. Keine überquellende Mailbox, wenn wir morgens starten, keine V!agra oder Rol-ex Angebote mehr, das ist es, was zählt.

Zweiter Nutzen: Es unterläuft uns nicht mehr, dass wir in der Monotonie des Eine-SPAM-nach-der-anderen-löschen, eine Mail mit löschen, die wichtig gewesen wäre.

Dritter Nutzen: für uns als remote arbeitende Dienstleister, hat sich die Downloadzeit zum Synchronisieren von Laptops, PDAs etc. spürbar verringert.

Spam Gateway Background

Wed, 23 Nov 2011 17:09:07 GMT

Das CAIRO SPAM Gateway arbeitet für den Benutzer wie ein beliebiger Service, die Funktionalität steht im Vordergrund. Um technische Details muss man sich keine Sorgen machen. Dennoch ist es vielleicht interessant, einige Hintergründe zu verstehen.

Funktionsweise

Das SPAM Gateway arbeitet nach einem selbstlernenden Regelwerk und funktioniert im Prinzip sehr einfach.

Alle Mails, für die kein Empfänger existiert, werden sofort abgelehnt.
Alle Mails, die nicht von dem sendenden Server stammen, der als Absender angegeben ist, werden ebenfalls sofort abgelehnt.

Dieses Prinzip verringert den administrativen Aufwand für die Verwaltung und eventuelle Sicherung von Mails, die definitiv nicht dem Zustellungsbereich des Empfängers angehören oder von einem gefälschten Absender stammen.

Nur die restlichen Mails durchlaufen mehrere SPAM-Filter und erhalten dabei eine punktorientierte Bewertung. Hier wird mittels des Regelwerks entschieden, ob eine Mail als SPAM eingestuft wird.

SPAM Mails werden sofort abgelehnt.

Alle übrigen Mails werden mit einem Punktwert versehen, wobei definiert werden kann, ab welchem Punktwert eine Mail als SPAM-verdächtig eingestuft wird.

Alle diese Mails werden zugestellt. Was mit den SPAM-verdächtigen Mail geschieht, kann im Unternehmen selbst entschieden werden.

In der Regel werden SPAM verdächtige Mails im Unternehmen in einem separaten Ordner abgelegt, auf den die Benutzer zugreifen können, oder aber die Nachrichten werden an die Mailbox des Benutzers weitergeleitet. Dort ist eine Regel hinterlegt, die auf die Kennzeichnung der Mail reagiert und diese in einen Subfolder verschiebt.

Auf dem SPAM Gateway werden keine E-Mails gelöscht oder gespeichert.

Was ist Virtualisierung?

Fri, 30 Sep 2011 23:00:00 GMT

Virtualisierung bedeutet nicht mehr, als eine Abstraktionsschicht, zwischen zwei miteinander agierende Schichten zu schieben. Dadurch erreicht man eine Entkoppelung dieser Schichten, Änderungen in der einen haben keinen Einfluss auf die zweite Schicht, weil diese Änderungen durch die Abstraktionsschicht aufgefangen werden Die Abstraktionsschicht selbst ist transparent. Virtualisierung zielt darauf, die logischen IT-Systeme von den physikalisch vorhandenen Hardware-Ressourcen zu abstrahieren Virtualisierung ist damit ein grundlegendes Prinzip, das immer mehr IT-Bereiche durchdringt.

Ziel der Virtualisierung

Grundlegendes Ziel der Virtualisierung ist, die IT-Umgebung so aufzustellen, dass aus einem Pool von Ressourcen bei Bedarf schnell und kostengünstig eine komplette Ablaufumgebung für eine neue Anwendung bereitgestellt werden kann. Diese besteht aus Servern, Speicher und Netzen. Virtualisierung richtig verstanden muss also auch alle diese Bereiche umfassen. Damit wird Virtualisierung auch zur unbedingten Vraussetzung für Cloud Computing.

Erwarteter Nutzen

Generell wird eine bessere Ausnutzung der Ressourcen erwartet. Also Stichpunkte wie.

Prozessorauslastung der Server
Plattenplatz (durch SAN)
Höherwertige Hardware
Platzeinsparung im Data Center
Energieeinsparung

Ebenso erwartet man sich eine produktivere Umgebung

Flexible Erweiterung der Serverlandschaft
Bereitstellung von vorkonfigurierten Maschinen
Disaster Recovery

Und schliesslich eine Produktivitätssteigerung bei der Administration in Bezug auf

Wartungszyklen
Testszenarien